julio – diciembre 2023
Vol. 1, No. 1, 22-36
https://recitev.org/revista/
.
Autor/es:
Bryan David Lopez-Loor
1
0009-0003-9953-6293
1
Universidad Laica Eloy Alfaro de Manabí, Ecuador dl960170@gmail.com
Recepción: 02/08/2023
Revisado: 15/08/2023
Aceptado: 30/09/2023
Publicado: 05/12/2023
Citación/como citar este artículo: Lopez-Loor, B., (2023). Implementación de un
sistema documental en el ámbito jurídico estatal. Recitev, V°01 (N°01), Pág. 22-36.
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Introducción
La Procuraduría General del Estado, la PGE, tiene un papel importantísimo en la
estructura legal del Ecuador, ella se ocupa de defender el interés de todos, y que todo
sea legal en lo que hace el estado (Procuraduría General del Estado, s.f.). En sus
movidas internas, los documentos tienen mucho peso, ayudando a manejar, guardar,
y encontrar rapidito todos los documentos que van y vienen a diario entre sus
diferentes oficinas. Aunque los sistemas que usan están un poquito atrasados en
tecnología, porque la versión que tienen (la 3.0), hecha en Oracle Forms y Reports,
tiene problemillas para hacer lo que se necesita ahora, como ser compatible, seguro
y fácil de usar.
Mirando por la zona, muchas instituciones del gobierno tienen los mismos problemas,
lo que ha hecho que más gente use la nube, una solución para dejar atrás la falta de
espacio físico y programas viejos (Rangel Palencia, 2020).
En esta situación, tecnologías como Oracle Cloud Infrastructure (OCI) y Oracle
Application Express (APEX), emergen, parecen ser armas de alto rendimiento.
Cuentan con escalabilidad y minimizan los costes, encima, son compatibles con los
sistemas empleados por la PGE.
Estudios anteriores, muestran, que sistemas de gestión documental digitales tienen
ventajas claras: más eficiencia operativa, menos tiempo buscando documentos,
mayor trazabilidad, e incrementa la transparencia institucional (Flores, A., & Pérez,
E., 2020). Adicionalmente, la transformación digital de los archivos, precisan
plataformas adaptables, que encajen con el escaneo e incluso, cumplan normas
internacionales.
Basado en eso, este artículo muestra el diseño, desarrollo, y validación del módulo
de gestión documental v4.0, usando Oracle APEX en OCI. Este nuevo módulo, ofrece
una solución completa para cambiar el sistema de la PGE. asegurando un cambio
tecnológico robusto, seguro y adaptado a las demandas de la institución.
Mediante una metodología cuantitativa descriptiva, se examinó el esfuerzo técnico
necesario, para agregar más de 20 funciones esenciales; se comprobó su desempeño
con pruebas funcionales bajo circunstancias de uso verdaderas.
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El estudio actúa, además, como contribución crucial a otras instituciones públicas con
problemas tecnológicos anticuados, funge como modelo repetible en migraciones
cloud e integración low-code en ámbitos administrativos complejos (Romano, 2022).
La iniciativa presentada, soluciona una carencia interna y proporciona prueba
palpable de los logros de la transformación digital, en el ámbito estatal.
Métodos y materiales
La investigación se desarrolló bajo el paradigma positivista, con un enfoque
cuantitativo, orientado a evaluar objetivamente el desarrollo e implementación de una
nueva versión del módulo de gestión documental para la Procuraduría General del
Estado (PGE). Este enfoque permitió establecer relaciones entre variables como el
rendimiento del sistema, la experiencia del usuario y la escalabilidad de la arquitectura
tecnológica (Palella, S., & Martins, F., 2006).
Figura 1. Gestión de Documentos.
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Se eligió un diseño no experimental de tipo transversal, ya que el estudio se centró
en la observación y análisis de fenómenos en su entorno natural sin intervenir de
forma directa sobre ellos. Esto favoreció la recopilación de datos reales dentro del
ecosistema institucional, permitiendo una evaluación más precisa del comportamiento
del sistema documentario antes y después de su rediseño (Hernández, R., &
Mendoza, C., 2018).
El nivel de investigación fue descriptivo, al enfocarse en caracterizar los elementos
que componían la versión 3.0 del sistema existente y detallar el proceso de transición
hacia la versión 4.0. Se analizaron variables operativas, funcionales, técnicas y
organizativas, con el fin de identificar puntos críticos y proponer mejoras estructuradas
a través de una solución tecnológica adaptada.
Figura 2. Inicio de sesión v3.0.
Para la recopilación de información se aplicó la observación directa como técnica
principal, complementada por un instrumento de evaluación en forma de lista de
cotejo. Esta lista contenía un total de 23 requerimientos organizados en dos
categorías: funcionales y no funcionales. Dichos requerimientos fueron previamente
definidos en reuniones técnicas con el personal de la Dirección Nacional de
Tecnologías de la Información de la PGE, asegurando pertinencia institucional y
aplicabilidad (Arias, 2012).
Durante la etapa de observación, se accedió temporalmente al módulo documental
versión 3.0 para revisar funcionalidades activas, estructura de carpetas, tiempos de
respuesta, arquitectura de base de datos y características del flujo de documentación.
Se consideraron factores como la experiencia del usuario, integración con otros
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sistemas, y eficiencia en la administración de archivos, a fin de validar empíricamente
el alcance del módulo existente y definir los criterios de mejora para la nueva versión.
Arquitectura tecnológica aplicada
La propuesta de rediseño se basó en la utilización de herramientas de última
generación, compatibles con el ecosistema Oracle institucional de la PGE. Se
emplearon las siguientes tecnologías:
• Oracle APEX (versión 24.1): plataforma low-code de desarrollo ágil, utilizada para
la construcción de una interfaz moderna, adaptable y escalable.
• Oracle REST Data Services (ORDS): servicio que permitió la exposición de
funcionalidades en formato API RESTful, facilitando la interoperabilidad con otros
módulos del sistema estatal.
• Oracle Database 19c: motor de base de datos relacional sobre el cual se gestionó
la persistencia de la información del sistema documental.
• Oracle Cloud Infrastructure (OCI): entorno de infraestructura cloud en el que se
desplegó el módulo, con ventajas en seguridad, flexibilidad, rendimiento y
escalabilidad.
Figura 3. Infraestructura en Oracle Cloud.
La arquitectura propuesta permitió sustituir los sistemas heredados (Oracle Forms
12c, Reports 11g, Oracle HTTP Server 12c) por una solución completamente en la
nube, reduciendo la dependencia de tecnologías obsoletas y disminuyendo los
tiempos de despliegue y mantenimiento (Cortés, D., Obregón, F., & Giraldo, J., 2023).
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Metodología de desarrollo
Para llevar a cabo el desarrollo del módulo, se aplicó el marco de trabajo ágil Scrum,
el cual facilitó la planificación iterativa, la priorización por valor de negocio y la entrega
continua de resultados. El proceso fue dividido en cinco sprints de once días, cada
uno enfocado en cumplir un conjunto de historias de usuario relacionadas con
funcionalidades específicas del módulo (autenticación, búsqueda de documentos,
creación de carpetas, carga, digitalización, actualización, escaneo, visualización,
generación de reportes, entre otras).
Cada historia de usuario fue estimada utilizando puntos de historia, lo que permitió
calcular el esfuerzo invertido en días para cada funcionalidad, optimizando así la
asignación de recursos humanos y asegurando entregas incrementales con valor
tangible. La planificación incluyó reuniones técnicas de seguimiento, ajustes de
alcance y validación funcional con usuarios reales del sistema.
Scrum fue elegido por su capacidad de adaptarse a entornos cambiantes, mejorar la
colaboración entre equipos y centrarse en resultados funcionales concretos. A lo largo
del proceso, se generaron artefactos clave como el Product Backlog, el Sprint Backlog
y los Incrementos, cada uno alineado con los requerimientos institucionales y los
objetivos del proyecto (Schwaber, K., & Sutherland, J., 2020).
Validación del sistema
Una vez finalizado el desarrollo, se aplicaron pruebas de caja negra para validar el
funcionamiento de la versión 4.0 del módulo. Estas pruebas consistieron en evaluar
las entradas y salidas del sistema sin necesidad de inspeccionar el código fuente,
enfocándose en el comportamiento observable de la interfaz y las funcionalidades
disponibles.
Las pruebas verificaron tareas clave como:
• Autenticación con usuario y contraseña
• Búsqueda y filtrado de documentos por fecha, código o contenido
• Digitalización de oficios, trámites y juicios
• Creación y edición de carpetas documentales
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• Subida masiva de archivos
• Visualización por periodo de pago
• Escaneo mediante Capture Perfect
Cada funcionalidad fue evaluada utilizando criterios preestablecidos por el equipo
técnico y validada con datos reales, confirmando la operatividad del sistema en
condiciones similares a las del entorno institucional.
Figura 4. Modelo base de datos digitalización.
Resultados y discusión
El desarrollo e implementación de la versión 4.0 del módulo de gestión documental
para la Procuraduría General del Estado (PGE) arrojó resultados significativos en
términos de eficiencia tecnológica, experiencia de usuario y alineación con los
requisitos institucionales. A continuación, se describen los principales hallazgos
divididos en cinco bloques analíticos: evaluación funcional, mejoras técnicas,
esfuerzo de desarrollo, validación operativa y resultados visuales.
Evaluación de cumplimiento de requisitos funcionales y no funcionales
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Mediante la lista de cotejo definida al inicio del proyecto, se verificó el cumplimiento
de un total de 23 requisitos funcionales y no funcionales. Estas funcionalidades
abarcan desde el inicio de sesión, la búsqueda y visualización de documentos, hasta
la digitalización de trámites, oficios y juicios. La herramienta permitió consolidar
operaciones críticas como la creación, actualización y consulta de carpetas, así como
la interacción con procesos administrativos complejos como los periodos de pagos.
Cada funcionalidad fue implementada y validada satisfactoriamente en el entorno de
pruebas.
Además, se garantizaron requisitos no funcionales esenciales como:
• Seguridad y autenticación de usuarios, con almacenamiento de fecha y hora
de acceso.
• Escalabilidad en OCI, que permite manejar millones de documentos y carpetas.
• Compatibilidad con Oracle APEX y Oracle Database 19c, alineada con los
sistemas existentes de la PGE.
Esfuerzo técnico medido por sprints
Durante los cinco sprints planificados, cada funcionalidad fue abordada como una
historia de usuario. El esfuerzo fue medido en días y asignado a cada tarea según su
complejidad. El requerimiento más exigente fue la construcción de la pantalla de inicio
de sesión y su lógica de seguridad, con una inversión de 11 días, mientras que tareas
como búsquedas, botones de navegación y edición de carpetas demandaron entre 2
y 5 días cada una.
Este análisis permitió:
• Validar la capacidad del equipo para cumplir con los objetivos temporales.
• Identificar funciones críticas que deben ser priorizadas en futuras extensiones.
• Visualizar las funciones más eficientes en términos de tiempo-producto.
Validación funcional mediante pruebas de caja negra
Se aplicaron pruebas de caja negra para verificar cada funcionalidad sin acceso al
código fuente. Se simuló el uso real del módulo y se observaron sus salidas frente a
diversas entradas. Estas pruebas incluyeron:
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• Inicio de sesión correcto y fallido (con mensajes específicos de error).
• Búsqueda de trámites y oficios por fecha y código.
• Creación de carpetas para trámites, oficios y juicios.
• Carga masiva y escaneo de documentos desde dispositivos conectados.
• Visualización por periodos de pago y generación de reportes administrativos.
Todas las salidas observadas coincidieron con las salidas esperadas, confirmando la
fiabilidad del sistema para operar en producción.
Comparación entre versión 3.0 y 4.0 del módulo documental
Se identificaron mejoras significativas frente a la versión anterior del sistema (3.0),
que utilizaba tecnologías como Oracle Forms 12c, Reports 11g y HTTP Server. Estas
herramientas presentaban deficiencias como:
• Interfaces no responsivas.
• Lentos tiempos de respuesta en consulta y carga de documentos.
• Limitaciones en integración y manejo masivo de datos.
La versión 4.0, desarrollada en Oracle APEX y OCI, superó estas deficiencias al
ofrecer:
• Una interfaz intuitiva y moderna.
• Mejor tiempo de carga, descarga y visualización de documentos.
• Organización estructurada por librerías, gabinetes y carpetas personalizables.
• Registro automático de actividad por usuario y trazabilidad documental.
Se evidenció un aumento en la velocidad de acceso, estabilidad del sistema y facilidad
de navegación por parte de usuarios institucionales.
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Figura 5. Diagrama de flujo v4.0.
Resultados visuales y funcionales
El módulo fue evaluado visualmente mediante pantallas funcionales como:
• Inicio de sesión adaptativo con perfil de usuario.
• Menús segmentados por rol institucional.
• Vistas de librerías, gabinetes y carpetas con filtros dinámicos.
• •Visualización y escaneo directo desde la aplicación usando Capture Perfect.
• Registro de subida, edición y creación de documentos con metadatos asociados.
Estos elementos fueron probados por los técnicos de la PGE durante reuniones
institucionales, confirmando que el producto final cumple con los requerimientos
operativos y visuales.
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Discusión
Los resultados obtenidos evidencian que la migración tecnológica de Oracle Forms
12c a Oracle APEX y Oracle Cloud Infrastructure (OCI) no solo representa una
actualización técnica, sino una transformación profunda en el paradigma de gestión
documental institucional. Esta evolución tecnológica permitió superar limitaciones
históricas de interoperabilidad, usabilidad y escalabilidad, logrando una experiencia
operativa más eficiente para los técnicos de la Procuraduría General del Estado
(PGE).
Comparación con estudios previos
Diversas investigaciones respaldan la efectividad del enfoque utilizado:
• (Valenzuela, J., & Aranzales, J., 2020) destacan que las pruebas de caja negra
son eficaces en entornos donde se requiere validar la experiencia del usuario sin
depender del acceso al código fuente. Esto respalda tu estrategia de validación
basada en entradas/salidas observables.
• (Núñez, D., & Rodríguez, J. M., 2020) señalan que la adopción de OCI mejora
significativamente la velocidad de procesamiento y la disponibilidad de los
servicios. Tus resultados confirman esta afirmación, mostrando mejoras concretas
en la carga masiva, escaneo de documentos y estabilidad general.
• (Cortés, D., Obregón, F., & Giraldo, J., 2023) analizan cómo la migración de
sistemas heredados a plataformas web modernas como Oracle APEX facilita la
gestión de información crítica en instituciones públicas. El módulo desarrollado por
ti es un ejemplo aplicado de esta migración exitosa.
• (Schwaber, K., & Sutherland, J., 2020) validan el uso de metodologías ágiles como
Scrum en proyectos tecnológicos complejos. La distribución en sprints y el
abordaje por historias de usuario en tu tesis ratifican las ventajas de este enfoque.
Relevancia y novedad del desarrollo
La principal innovación de este estudio radica en haber incorporado funciones
institucionales complejas (como los periodos de pago o la creación de carpetas
judiciales) dentro de una plataforma web adaptable, segura y escalable. Además, la
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combinación entre interfaz gráfica y trazabilidad documental fortalece el control
interno sin sacrificar la experiencia del usuario.
A diferencia de sistemas anteriores, la versión 4.0:
• Permite interacción directa entre funcionarios mediante vistas segmentadas por
rol.
• Ofrece control de metadatos documentales con lógica de registro histórico.
• Optimiza el tiempo de respuesta ante trámites urgentes o consultas
administrativas.
Implicaciones prácticas para la PGE
• El módulo tiene un alto potencial para:
• Reducir el tiempo de respuesta ante requerimientos legales.
• Unificar criterios de organización documental entre departamentos.
• Aumentar la transparencia en el seguimiento de trámites.
• Fortalecer la cultura institucional de transformación digital.
Estos beneficios se traducen en una mejora tangible para la ciudadanía, al agilizar
procesos jurídicos, administrativos y fiscales gestionados por la PGE.
Limitaciones y oportunidades futuras
Si bien los resultados fueron favorables, se identificaron oportunidades para reforzar
el producto:
• Integración con sistemas de firma digital y verificación biométrica.
• Generación automática de reportes comparativos y estadísticas de uso.
• Mejora del sistema de notificaciones para usuarios internos.
Estas oportunidades serán clave en etapas futuras del proyecto, y permitirán seguir
consolidando el módulo como herramienta estratégica dentro del ecosistema
institucional.
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Conclusiones
La migración tecnológica a Oracle APEX y OCI fue exitosa, al transformar un sistema
obsoleto en una herramienta web escalable, moderna y funcional, adaptada a las
necesidades operativas de la Procuraduría General del Estado.
El módulo versión 4.0 cumple satisfactoriamente con los 23 requisitos funcionales y
no funcionales, incluidos procesos complejos como la digitalización de trámites,
oficios y juicios, validando su idoneidad como solución integral para la gestión
documental institucional.
El uso de metodologías ágiles permitió una planificación eficiente en cinco sprints,
evidenciando mejoras en tiempos de desarrollo y priorización de funciones críticas,
como el diseño de la pantalla de inicio y los mecanismos de seguridad.
Las pruebas de caja negra confirmaron la fiabilidad operativa del sistema, al mostrar
coherencia entre entradas y salidas esperadas, garantizando una experiencia robusta
para los usuarios institucionales.
La comparación con la versión anterior del sistema reveló mejoras sustanciales en
velocidad de respuesta, facilidad de uso, trazabilidad documental y estructura visual,
lo que refuerza la necesidad de actualizar tecnologías heredadas.
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