Español
Inglés
Sistema de información documental para la gestión académica en la ULEAM extensión El Carmen Documentary information system for academic management at ULEAM El Carmen extension
Barra lateral del artículo
Contenido principal del artículo
Resumen
El presente documento expone un proyecto integrador orientado al desarrollo de un Sistema de Información Documental (SID) para la gestión académica en la Universidad Laica “Eloy Alfaro” de Manabí (ULEAM), Extensión El Carmen, el cual surge tras identificar deficiencias críticas en la administración de archivos, como la dispersión de información en múltiples plataformas, retrasos en procesos esenciales por la ausencia de un sistema centralizado y riesgos de seguridad que ponían en peligro los documentos al exponerlos a pérdidas accidentales o accesos no autorizados; para sustentar la propuesta se aplicó un marco investigativo que combinó la revisión bibliográfica con el estudio de campo, utilizando métodos analíticos e inductivo-deductivos, y mediante encuestas y entrevistas a docentes y personal administrativo se evidenció que los procesos manuales resultaban lentos, propensos a errores y sin trazabilidad, lo que motivó la creación de la plataforma web SIDULEAM, una herramienta que automatiza la generación de carpetas por comisiones, el seguimiento del estado de los documentos (pendientes, en revisión, aprobados) y la gestión de los periodos académicos, consolidando así un modelo de administración que no solo centraliza y digitaliza la información para facilitar la toma de decisiones, sino que también refuerza la seguridad y la transparencia, alineándose con las demandas tecnológicas actuales de la educación superior
Detalles del artículo
Esta obra está bajo una licencia internacional Creative Commons Atribución-NoComercial 4.0.
Citas
Arteaga, S., Félix, C., García , S., & Alberto, L. (2024). Gestión documental y eficiencia institucional: revisión teórica. Obtenido de https://ve.scielo.org/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S2665-03042024000200016
Basiru, J. O., Ejiofor, C. L., Onukwulu, E. C., & Attah, R. U. (2023). Leadership in administrative efficiency: A review of theoretical approaches and conceptual models for organizational improvement. GSC Online Press. doi:10.30574/IJSRA.2023.10.2.0929
Bawden, D., & Robinson, L. (2022). History of Information: The Story of Documents. Facet. doi:10.29085/9781783304967.004
Carrión, L. P., Miranda, R. S., Arias, J. C., & Carrión, V. d. (2024). Análisis del Contexto de los Sistemas de Información en procesos Administrativos y Académicos en las Instituciones de Educación Superior en Latinoamérica (Vol. 8). Ecuador: Asociacion Latinoamericana para el Avance de la Ciencia. doi:10.37811/CL_RCM.V8I5.14682
Day, R. E. (2014). Indexing It All: The Subject in the Age of Documentation, Information, and Data. The MIT Press. doi:10.7551/MITPRESS/10073.001.0001
Hallinan, D., Leenes, R., & De Hert, P. (2021). Data protection and privacy: Data protection and artificial intelligence. Hart Publishing. Obtenido de https://research.tilburguniversity.edu/en/publications/data-protection-and-privacy-data-protection-and-artificial-intell
Kaur, G., Habibi Lashkari, A., Sharafaldin, I., & Habibi Lashkari, Z. (2023). Understanding Cybersecurity Management in Decentralized Finance. doi:10.1007/978-3-031-23340-1
Marshev, V. I. (2021). History of Management Thought. Springer International Publishing. doi:10.1007/978-3-030-62337-1
Martínez, J. A., Duek, G. H., Garber, S., Kabobel, R., Perissé, M. C., Schifrin, A., . . . Campos, I. (2022). Decisiones académicas orientadas al proceso de virtualización de la educación superior: un estudio de caso en una universidad de gestión estatal. Universidad Nacional de La Matanza. Obtenido de http://repositoriocyt.unlam.edu.ar/handle/123456789/2253
Megahed, F. M., Chen, Y. J., Ferris, J. A., Knoth, S., & Jones-Farmer, L. A. (2024). How generative AI models such as ChatGPT can be (mis)used in SPC practice, education, and research? An exploratory study. Taylor and Francis Ltd. doi:10.1080/08982112.2023.2206479
Morillo, P., & Enrique, J. (2020). Seguridad en los sistemas de gestión documental electrónica. Obtenido de https://www.cedh-durango.org.mx/cedh_1_0/PUBLICACIONES/Archivo/Cuaderno_8_2020_Medidas_Seguridad_Gestion_Electronica.pdf
Myers, M., Brace, C., & Carden, L. (2023). Intelligent Automation: Bridging the Gap between Business and Academia. doi:10.1201/9781003276128
Parra-Martínez, J., Díaz-García, A., Gilsanz-Díaz, A., & Gutiérrez-Mozo, M. E. (2024). Cuerpo a cuerpo con el archivo digital de arquitectura. Editorial Universidad de Granada. doi:10.30827/SOBRE.V10I.28608
Peñafiel, M. F., & Avalos, J. H. (2024). La gestión documental y su incidencia en la eficiencia operativa en las instituciones de educación superior. Polo del Conocimiento. doi:10.23857/pc.v9i9.8060
Salas-Tanchiva, C. (2022). Impact and importance of the automation of the documentary process in public institutions. Universidad Nacional de San Martin. doi:10.51252/RCSI.V2I1.266
Singh, A., & Deshmukh, V. (2023). Enhancing Academic Performance: A Comprehensive Examination of Document Management Systems in Schools. Obtenido de https://www.jetir.org/papers/JETIRGI06036.pdf
Souheir, C., & Boukerzaza, K. (2024). The Use of Artificial Intelligence in Records Management at Higher Education Institutions: An Analytical Theoretical Study. Thamar University. doi:10.59421/JOEATS.V3I1.2482
Tapia-Arroyo, R. G., & Recalde-Gracey, A. E. (2024). Mejora de gestión documental: revisión sistemática. Los autores. doi:10.35381/I.P.V6I11.4076